Fagartikkel 02/2018 – Kravspesifikasjoner i leieforhold

Ved inngåelse av leieavtaler i næringsforhold er det vanlig å definere hva slags kvaliteter de leide lokalene skal ha, og hva som skal være inkludert i utleiers leveranse. Leietakers behov, ønsker og krav defineres ofte i et vedlegg til leiekontrakten, ofte benevnt kravspesifikasjon.

Andre vanlige benevnelser for det samme er leveringsbeskrivelse, leveransespesifikasjon, ytelses-spesifikasjon, funksjonsbeskrivelse og rammebeskrivelse. Kjært barn har mange navn, men det viktigste er likevel innholdet og hva som står i dokumentet, ikke navnet.

1.    Utfordringer og temaer

Hva skal inkluderes i leieforholdet?
Hva skal utleier levere innenfor avtalt leie?
Hva må leietaker selv bekoste, i tillegg til avtalt leie og andel felleskostnader?

En leietaker forventer ofte at lokalet som skal leies leveres med alle nødvendige tekniske anlegg, samt innredninger, møbler og utstyr for å kunne drive virksomheten, dvs.:

  • Lokalet med tekniske anlegg
  • Egne leveranser (møbler, løst inventar mm)
  • Fast inventar og utstyr.

Alt dette inngår normalt ikke i en ordinær leieavtale. Fast inventar og utstyr kan være så mangt, og det er en fordel for avtalepartene at dette angis så konkret og spesifikt som mulig. Møbler og løst inventar er vanligvis en leietakerleveranse (egen leveranse), men unntak forekommer.

2.   Ideell situasjon?

”Det skal leveres et komplett moderne bygg, inkludert alle nødvendige anlegg.“ Er det mulig å avtale en leveranse med kun en setning som kravspesifikasjon?

Eller et annet eksempel; ”Lokalene skal utstyres med adgangskontrollanlegg.” Hva ligger i dette, hva forventes levert?

  • Hvilke rom får kortleser/adgangskontroll?
  • Hovedinngang? Andre dører? Alle dører?
  • Type kortleser, type system?
  • Kvalitet, ytelse, utbyggbart, kompatibilitet?
  • Kortproduksjonsutstyr?

Ovennevnte kortfattede krav er som en strikk; den kan være både lang og kort. Det er med andre ord uklart hva som skal leveres. Begge avtalepartene har nok forskjellig syn på leveransen når kravene er så kortfattede som eksemplene over.

Man skal heller ikke stille krav til utførelser m.m. som man ikke legger vekt på. Dersom man ikke har krav til utforming av f.eks. glassfronter, skal man heller ikke skrive mer enn hvor glassfronter skal monteres.

3.   Generelle krav og forventninger

Kravspesifikasjonen skal definere og beskrive behov, krav og ønsker som leietaker stiller til bygget, lokalet og tekniske installasjoner. Hovedsakelig er disse basert på generelle og spesielle krav til:

  • Funksjoner
  • Ytelser
  • Kvaliteter
  • Utførelse
  • Leveringsomfang.

Spesifikasjonens oppbygging og struktur er ofte iht. bransjestandard og med kapittelinndeling iht. NS3451, Bygningsdelstabell.

Kravene som stilles anbefales å være så entydige, målbare og etterkontrollerbare som mulig, slik at ulike fortolkninger unngås i størst mulig grad. Hva er «pent», hva er «behagelig»? Ordene «bør» og «anbefales» er heller ikke å forstå som krav, og slike formuleringer bør unngås.

4.   Viktige elementer

Kravspesifikasjoner er ofte basert på moderne nybyggsstandard med tilhørende fremtidsrettede løsninger. Mange virksomheter er opptatt av miljø og energibruk, og ønsker å fremstå som en «grønn virksomhet». Tekniske løsninger skal derfor primært være av type ”behovsstyrte”.

Byggets interiør og tekniske anlegg ønskes stort sett basert på moderne god standard og kvalitet.

Fleksibilitet vektlegges høyt, spesielt hvor enkelt man kan endre planløsning fra landskap til cellekontor, og omvendt, uten omfattende byggearbeider med tilhørende store ombyggingskostnader.

Komplett ”nøkkelferdig” bygg/lokale ønskes ofte levert, med unntak av egne leveranser (f.eks. møbler og AV-utstyr).

I kravspesifikasjoner defineres det ofte derfor krav til:

  • Miljøforhold (ofte iht. BREEAM eller andre sertifiseringsordninger)
  • Energibruk (klasse B, lavenergi, passivhusstandard eller lignende)
  • Inneklima/innemiljø (temperatur, trekk, støy, luftutskiftning m.m.)
  • Materialvalg (type gulvbelegg, overflater m.m.)
  • Fleksibilitet (modul, teknisk grid og bygningsstruktur)
  • Sikkerhet (adgangskontroll, innbruddsalarm, CCTV, redundante løsninger m.m.)
  • Universell utforming (både for eget eksklusivt areal og fellesareal)
  • Dokumentasjon, prosess, medvirkning, påvirkning og innsynsrett.

5.   Økonomiske forhold – Kostnadselementer

Virksomhetens kostnader ved å ”bo et sted” fordeles på følgende hovedposter:

  • Avtalt husleie
  • Felleskostnader
  • Tillegg til leieavtalen (alt som ikke er inkludert i husleien)
  • Energikostnader
  • Egne direkte driftskostnader (spesielt renhold og vedlikehold)Desto mer leieavtalen omfatter, jo mindre trenger man som leietaker å anskaffe og bekoste i tillegg til husleien.

Leveranser, utførelse og kvaliteter som ikke er inkludert i husleien må man som leietaker bestille og bekoste som endringer i prosjektet. Det er ikke uvanlig med endringer i størrelsesorden titalls millioner kroner i store leieforhold.

6.   Oppsummering

Vår erfaring tilsier at en konkret og spesifikk kravspesifikasjon på alle ulike områder fører til færre problemer og uenigheter etter avtaleinngåelse. Uten dette er det risiko for ulike fortolkninger med tilhørende uenigheter og økonomiske krav fra utleier.

En grundig kravspesifiseringsprosess forut for avtaleinngåelsen sikrer også en forståelse av hva som forventes levert, og en bevisstgjøring av hva man som leietaker selv må anskaffe og betale, i tillegg til avtalt husleie.

Leietakeren forventer normalt at lokalet leveres komplett, inkludert fast inventar og utstyr, men uten egne leveranser som eksempelvis møbler og annet løst inventar.

Det er ikke bare å bestille flyttebyrå til flyttesjauen, vaske de lokalene man forlater, og så ta de nye lokalene i bruk. Mye arbeid og planlegging må til i perioden fra inngåelse av leieavtale for nytt lokale til overtagelse og innflytting i lokalet.

De fleste utleiere har en profesjonell organisasjon som er vant til å gjennomføre byggesaker hvor det er en eller flere leietakere som skal inn i bygget. Etter vår erfaring har mange leietakere ikke tilsvarende kompetanse eller nødvendige ressurser for å kunne inngå leieavtaler, og/eller følge opp inngått leieavtale.

Etter å ha bistått mange ulike virksomheter, store som små, både offentlige og private gjennom flere decennier, er vårt råd derfor til leietakeren:

Engasjer en kompetent og erfaren rådgiver, spesielt til bistand ved kravspesifisering, men også til oppfølging av inngåtte avtaler m.m.

OPAK AS / Peter Ihlefeldt – Sivilingeniør/Fagartikkel nr. 02/2018

Meny