Behandling av personopplysninger i rekrutteringsprosesser

Innledning

Når du søker jobb hos oss, behandler OPAK personopplysninger om deg. Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er OPAK AS. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan OPAK behandler personopplysninger om jobbsøkere og hvilke rettigheter jobbsøkere har iht. personvernlovgivningen. Erklæringen gjelder for søknader som er sendt via jobbsøkesider, LinkedIn, OPAK sitt nettsted, samt via tredjeparter, som rekrutteringsbyråer. Den gjelder også søknader vi får inn på andre måter, for eksempel med vanlig post.

Hva slags søknadsinformasjon innhenter OPAK
I en rekrutteringsprosess vil OPAK i all hovedsak innhente søknadsinformasjon som er relevant for stillingen det er søkt på. Slik informasjon kan være:

  • Informasjon du oppgir når du søker på en stilling i OPAK, for å beskrive hvem du er og hvilke kvalifikasjoner og egenskaper du har, som navn, kontaktinformasjon, nasjonalitet, utdanning, jobberfaring, kurs og interesser.
  • Informasjon som OPAK innhenter underveis i rekrutteringsprosessen, for eksempel fra intervjuer samt innspill fra referansepersoner.
  • Som en del av rekrutteringsprosessen kan vi også søke etter ytterligere informasjon om deg på internett, inkludert sosiale medier.

Hva gjør OPAK med søknadsinformasjonen
OPAK bruker søknadsinformasjon til å behandle jobbsøknaden din. Vi vurderer din egnethet for jobben, slik at vi kan sile ut aktuelle søkere. Vi bruker også informasjonen til å kontrollere kvalifikasjoner og referanser. Som et ledd i rekrutteringsprosessen kan vi bruke andre kilder enn dem du selv har oppgitt for å samle informasjon om deg og/eller få bekreftet søknadsinformasjonen din.

OPAK vil kun behandle søknadsinformasjonen din hvis vi har grunnlag for å gjøre dette. OPAK behandler søknadsinformasjon fordi det er viktig for oss å vite mest mulig om kandidatene før vi ansetter og vi har en berettiget forretningsinteresse i å skaffe nok informasjon om søkerne til å kunne rekruttere den rette kandidaten.

Hvem får innsyn i søknadsinformasjonen din

Det er kun medarbeidere i OPAK med et «rimelig behov for å kjenne til søknadsinformasjon» som har tilgang til slik informasjon, herunder HR og aktuelle ledere. Vi kan også dele søknaden din med en tredjepart (rekrutteringsbyrå) som bistår oss med rekruttering.

Hvor lenge lagrer OPAK AS søknadsinformasjonen din?
Vi lagrer søknadsinformasjonen din inntil søknadsprosessen er fullført og i en påfølgende periode så lenge vi anser søknaden din som relevant for oss. Hvis du for eksempel ikke er en aktuell kandidat for en stilling du har søkt på hos oss eller du takker nei til stillingen bevarer vi søknadsinformasjonen din i opptil ett år, slik at vi kan kontakte deg på nytt hvis det dukker opp en annen stilling som passer for deg.

Vi vil innhente samtykke fra deg ved ev. utvidet lagring av søknad, CV, e-poster og vurderinger i OPAKs systemer for bruk i fremtidige ansettelsesprosesser – slik informasjon vil normalt lagres i opptil 5 år. Andre dokumenter, slik som søkerlister, bevares i opptil 5 år.

Hvor lagrer OPAK AS søknadsinformasjonen din?
Relevante opplysninger og informasjon lagres i vårt dokumentarkiv i SharePoint med begrenset tilgang og/eller i Outlook.

Dine rettigheter
Du har rett til å be om innsyn i de opplysninger som OPAK har registrert om deg. Du kan også be om retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning. Hvor behandlingen av personopplysninger er basert på samtykke, kan du til enhver tid trekke samtykket tilbake. Hvis du ønsker å utøve dine rettigheter, vennligst ta kontakt med oss. Vi vil svare på henvendelser så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Det er en forutsetning at identiteten til den som retter forespørsler kan bekreftes, for å forsikre om at vi kun gir tilgang til personopplysningene til den som har rett til opplysningene.

Vi gjør for øvrig oppmerksom på at selv om personvernregelverket har omfattende bestemmelser om ovennevnte, kan det gjelde unntak fra enkelte rettigheter. Det kan f.eks. skje at vi ikke er lovpålagt å etterkomme anmodningen din.

Om du skulle være uenig i vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte Datatilsynet, men vi anmoder deg om å kontakte oss først slik at vi dels kan ta stilling til dine innvendinger og dels at vi kan oppklare ev. misforståelser

Kontaktinformasjon
For spørsmål du måtte ha om vår behandling av personopplysninger kan du kontakte oss.
Kontaktinformasjonen til OPAK er:

OPAKs HR-avdeling, e-post: hr@opak.no
Adresse: Engebretsvei 7, 0275 Oslo

OPAK, 01.09.2018